El objetivo es realizar eventos que sean espacios abiertos. Donde los asistentes sean alentados a participar activamente, a través de la presentación de sus obras o, con su presencia y actitud. Dichos eventos funcionaran como lugar de esparcimiento y galería, cuya atmosfera será creada gracias a la presentación de obras y artistas cuya temática será preestablecida.
El éxito del evento dependerá de la convocatoria que se logre tener, tanto en asistencia como en participación activa. En este aspecto se requerirá tener registro tanto escrito como audiovisual, que a su vez servirá como material publicitario para la difusión de próximos eventos.
Para evaluar se realizará, aparte de lo previamente expuesto, un balance en donde se reflejen los flujos económicos que el evento origino.
Para llevar a cabo estos procesos se necesitan realizar actividades de conceptualización y preproducción de base para el evento, difusión, convocatoria, producción, exposición y, postproducción. Cada fase se llevará a cabo a través de las estrategias y los tiempos descritos a continuación:
Conceptualización y preproducción
Realizarse preferentemente un mes previo al evento
Se elegirá una temática para el evento, además de establecerse el lugar donde se realizará el evento. Se conjuntará una base de artistas que participen con obra y presentaciones.
Esta actividad será responsabilidad del el productor quien se encargara de planear y llevar a cabo la logística del evento, antes, durante y después del evento. Se deberán tabular las necesidades específicas del evento (cañones, bocinas, transporte, personal, staff, etc.). Dicha tabla se irá rellenando conforme surjan necesidades y las respuestas a las mismas.
Teniendo como mano derecha al maestro de ceremonias, quien en esta fase recopilara las piezas que sean preinscritas, para integrar dichas obras a lo que será la dinámica del evento.
Difusión:
Realizarse mínimo con una semana de anticipación al evento, paralelo a la creación de la base para el evento.
Redes sociales a utilizar: Facebook, Twitter, Blogger y Youtube.
Se dará a conocer el evento, su ubicación y sus horarios, a través de las redes sociales y el “boca en boca”. Se abrirá la convocatoria a participar activamente en la exposición, la temática para las obras a presentar deberá quedar claramente expuesta.
Para crear un impacto satisfactorio se creara una red de contactos que conjunte las amistades y conocidos de los organizadores, de los patrocinadores y de los artistas que presenten su obra.
Dicha tarea será ejecutada por el encargado de comunicación y marketing. Qué se encargará de condensar la lista de contactos, manejar las 3 redes sociales utilizadas, enviar las invitaciones y canalizar las obras que se inscriban a el maestro de ceremonias.
Convocatoria:
Realizarse en conjunto con las labores de difusión
Se invitan artistas que puedan participar para crear la “base del evento”. El encargado de comunicación y marketing contacta las sugerencias que reciba del equipo, del patrocinador, así como cualquier otra opción que el mismo se plantee.
Producción
Día del evento
Esta fase es en la que se realiza el evento. El productor, el staff y los artistas que lo requieran llegarán al lugar del evento antes de que éste comience para montar las piezas y equipos audiovisuales.
El evento comenzará paulatinamente conforme la gente llegue, las piezas serán expuestas según sus expositores lo determinen, incluyendo a las piezas que se integren el mismo día.
El productor se encargará de recolectar los datos de los expositores además de contabilizar o llegar a un aproximado del número de asistentes, además de resolver los problemas técnicos que surjan durante el desarrollo del evento.
El staff se encarga de asistir en la instalación de las obras y el equipo audiovisual antes y durante el desenvolvimiento del evento.
El maestro de ceremonias (un Vj o Dj de preferencia) se encargará de llevar la noche a través de un set audiovisual, cuyo contenido sea relacionado a la temática del evento y las piezas inscritas permitiéndose oscilar entre dicho material y los gustos que se adapten al público. Cayendo en lo “comercial” de ser necesario además de poderse apoyar de un micrófono para dar instrucciones o información puntualmente. --->Lograr un set libre de formas y géneros.<--
El encargado de registro audiovisual estará a cargo de tomar foto, video y audio de las piezas que se expongan, entrevistas y del evento en general.
Exposición
Día del evento
Tanto la instalación como exposición de las obras serán responsabilidad y actividad de los artistas o de quien aporte la pieza, quienes serán guiados y asistidos en lo posible por el staff, el productor y el maestro de ceremonias, este último encargándose de la dinámica de exposición de las piezas digitales (video, audio, software, juegos e imágenes) que lo requieran.
Para el artista existe la posibilidad de vender su obra en el lugar, al precio que el desee y si lo considera puede hacer una donación al equipo de trabajo en agradecimiento al espacio que se le otorga.
Postproducción
Día y semana posteriores al evento
Se revisa la locación, los artistas recogen las obras que necesiten desinstalarse o hayan sido dejadas in-situ y se regresa la locación según los términos que se establezcan con el propietario.
Los editores reciben del encargado de registro el material audiovisual para realizar montaje y edición. Los recursos resultantes (fotografía, video, etc.) son canalizados a el encargado de comunicación y marketing quien distribuye el contenido por las redes sociales, los patrocinadores y a quienes hayan participado en el evento.
El productor cubre las cuentas pendientes con el staff, los prestadores de servicios y cualquier otro pago que sea causado por el evento para posteriormente realizar el balance del evento y la evaluación final (un texto corto donde se exponen los datos recabados .
La evaluación final del evento, el balance y el material audiovisual generados son presentados por el productor a los patrocinadores y miembros del equipo de trabajo.
